Packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Một số thông tin về packing list ? Cùng Màng Pe Hà Thành Plastic tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Có thể bạn quan tâm:
- Gross Weight Là Gì? Định Nghĩa Của Từ Gross Weight
- SKU Là Gì? Hướng Dẫn Đặt Mã SKU Cho Sản Phẩm
- Yard Là Gì? 1 Yard Bằng Bao Nhiêu Mét?
I. Packing list là gì? Phân loại?
Packing hay còn gọi là Packing list là thuật ngữ phổ biến, quan trọng dùng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Packing được hiểu là phiếu đóng gói, bảng kê hay phiếu chi tiết hàng hóa.
Trên packing list thể hiện chi tiết, rõ ràng số lượng hàng hóa, cách thức đóng gói hàng mà người bán xuất cho người mua và không thể hiện giá trị của lô hàng. Thông qua packing, người mua có thể kiểm tra, đối chiếu lại hàng hóa xem có đúng số lượng mình đã đặt ở bên bán hay không.
Hiện nay, mọi người sử dụng phổ biến 3 mẫu packing list như sau:
1.1. Detailed packing list
Detailed packing list – phiếu đóng gói chi tiết, có nội dung rất chi tiết cho từng đơn hàng. Loại phiếu này thường dùng trong giao dịch trực tiếp giữa người mua và người bán.
1.2. Neutra packing list
Neutra packing list là phiếu đóng gói trung lập. Neutra packing không thể hiện tên người bán.
1.3. Packing and weight list
Phiếu đóng gói có kèm theo bảng kê trọng lượng, cho phép người đọc có thể biết đầy đủ các nội dung về danh sách hàng hóa đóng gói cũng như trọng lượng hàng hóa đó.
2. Vai trò của packing trong xuất nhập khẩu
Packing là chứng từ quan không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan. Packing list có vai trò quan trọng:
- Packing là chứng từ bắt buộc để khai báo, làn thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa
- Packing dùng để khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn
- Packing là chứng từ hỗ trợ thanh toán
- Packing là chứng từ hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng hàng hóa
- Packing là cơ sở để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng
3. Những thông tin thu nhận được từ packing list
Packing list (P/L) cho phép chúng ta khai thác, đọc được các nội dung:
- Số lượng hàng hóa, trong lượng hàng hóa trong container hàng hóa
- Số kiện, số pallet. Kiện hàng lớn hay nhỏ, được đóng trong thùng lớn hay trong hộp
- Hàng hóa sẽ được bốc dỡ bằng tay hay bằng xe nâng
- Thời gian dự kiến bốc dỡ hàng hóa, từ đó người nhận hàng có thể tính toán được số lượng hàng hóa có thể dỡ được trong ngày để có kế hoạch, huy động nhân lực bốc dỡ hàng hóa, chuẩn bị kho bãi.
- Dễ dàng tìm được sản phẩm, hàng hóa nằm trong kiện hàng nào, bao nào, pallet nào khi nhìn vào P/L. Khi hàng bị lỗi có thể ngay lập tức khiếu nại nhà sản xuất, người bán. Nhà sản xuất, người bán cũng dễ dàng tìm được người nào, ca nào chịu trách nghiệm.
4. Nội dung chính trong packing list
Trên packing list thể hiện các nội dung chính:
- Tiêu đề trên cùng (Header): Tên, logo, địa chỉ, tel, fax công ty
- Người bán (Seller): Tên, địa chỉ, tel, fax của công ty bán hàng
- Số và ngày packing list: thông tin quan trọng để giải quyết tranh chấp và truy xuất nguồn gốc
- Người mua (Buyer): Tên, địa chỉ, tel, fax của công ty mua hàng
- Số tham chiếu (Ref no): Số tham chiếu
- Port of Loading: địa chỉ cảng bốc hàng
- Port of Destination: địa chỉ cảng đến
- Vessel Name: số hiệu, tên tàu, số chuyến
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu hàng khởi hành
- Product: Thông tin mô tả hàng hóa
- Quantity: Số lượng hàng hóa theo đơn vị
- Packing: Số lượng thùng, kiện, hộp đóng gói theo đơn vị
- NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh
- GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng
- Remark: Những ghi chú thêm, chú thích
- Xác nhận của bên bán hàng: Ký và đóng dấu
5. Phân biệt giữa hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
Có rất nhiều loại chứng từ, đối với những người mới bắt đầu thường có sự nhầm lẫn giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing list).
Nhìn chung, hai chứng từ này nhìn khá giống nhau vì thường tạo ra từ 1 mẫu, có nhiều thông tin trùng nhau. Tuy nhiên, do chức năng của của chúng khác nhau nên mỗi loại chứng từ sẽ có những thông tin, dữ liệu đặc thù. Cụ thể:
- Hóa đơn thương mại: là chứng từ thiên về chức năng thanh toán nên sẽ có thông tin cụ thể về giá trị của lô hàng, lô hàng trị giá bao nhiêu tiền.
- P/L: chứng từ thiên về phần đóng gói, thể hiện số lượng hàng hóa và cách đóng gói chúng: bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích hàng hóa là bao nhiêu, không thể hiện giá trị của hàng hóa.
6.Tại sao packing list lại quan trọng trong xuất nhập khẩu
Trong bài viết khẳng định rất nhiều lần P/L là “chứng từ quan trọng, không thể thiếu”, tại sao P/L lại quan trọng như vậy?
Nếu không có packing list, bạn có thể gặp nhiều rắc rối như không gửi/ không nhận được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt, …
Packing list luôn đi liền với hàng hóa, có thể đựng trong gói chống thấm nước gắn bên ngoài hàng hóa, trên mỗi container và đựng trong túi phong bì đánh dấu rõ ràng là “Danh sách đóng gói kèm theo”. Điều này thể hiện trách nhiệm của các chủ cửa hàng và các đại lý giao để xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng và hàng hóa có đúng chính xác hay không.
Packing list cùng là phương tiện giúp các cơ quan hải quan kiểm tra, kiểm soát hàng hóa khi xuất nhập khẩu.
Chỉ một số sai lầm, thiếu sót nhỏ việc tạo lập P/L thôi cũng có thể khiến việc giao nhận hàng hóa bị trì trệ, gặp nhiều thủ tục rắc rối. Vì vậy, bạn cần hiểu rõ nội dung, thủ tục liên quan đến P/L, bạn cần chuẩn bị thật chu đáo, đầy đủ để thuận tiện cho việc xuất nhập khẩu.
